Com a prospecção, identificação, desenvolvimento e implantação da SJTech (maior empresa de entrega de pacotes do mundo e líder global de serviços da cadeia de suprimentos e de carga aérea), revenda e integradora de soluções de tecnologia, focada em soluções de impressão,  foi detectado primeiramente o volume de impressão e conseqüentemente gastos, da empresa. Uma pesquisa também foi feita para identificar quais eram as necessidades dos funcionários quanto ao processo de impressão, cópia, digitalização e envio de documentos.

“Quando elaboramos o projeto, além de toda a pesquisa de hábito de impressão, também pensamos em como melhorar detalhes como a utilização do papel e gerenciamento dos serviços”, afirma Carlos Silva, Especialista em soluções de impressão da SJTech.

Assim, foi desenvolvida a solução de outsourcing que envolvia hardware, software, consumíveis e serviços da HP.

O resultado imediato foi a otimização de páginas impressas, que antes eram 250 mil e passaram a ser 210 mil, mensalmente. Hoje, quatro anos após o início do projeto, este número é de 200 mil, um aproveitamento significativo se contar que a UPS fez aquisições neste período e teve que assumir mais 30% de volume de impressão.

De acordo com Emerson Stabenow, Gerente de SPL da UPS Brasil, uma grande vantagem do projeto é que em nenhum momento foi feita aquisição de produtos, desde que o projeto começou há quatro anos.

“Pagamos apenas o que imprimimos por isso a redução do volume de impressão foi tão impressionante para a gente,” afirma o executivo.

Stabenow reforça que além da economia gerada pelo projeto, houve mudanças perceptíveis fisicamente. O parque, que antes tinha 132 equipamentos entre impressoras, fac-símiles, copiadoras e scanners, hoje têm apenas 36.

Atualmente os processos de imagem e impressão da UPS são direcionados a uma central que além de imprimir conforme a demanda dos funcionários,produz outros itens de serviços como encadernações, gravações e etiquetamento de CDs, entre outros.

Se a necessidade do funcionário é a impressão de um item cuja produção não pode ser atendida pelo parque instalado, como um banner, por exemplo, este material é enviado para a SJTech que providencia sua confecção num dos equipamentos de grande formato da HP.

Apesar de todos os benefícios que o outsourcing permite, a UPS tomou cuidados para evitar resistências. Foi feito um processo para comunicar e educar os funcionários dessa mudança.

“É natural ter resistência quando a rotina é alterada, por isso fizemos treinamentos para apresentar o projeto e o adaptamos conforme a necessidade da equipe. O sucesso do projeto depende do usuário,” afirma Emerson.

Segundo Mario Sergio dos Santos, diretor da SJTech o sucesso deste projeto passou pela perfeita integração de todos os times envolvidos “ um projeto como este é realizado a quatro mãos e isto reforça a parceria entre a Sjtech/HP e seus clientes”.

De acordo com Renato Ferreira, diretor do Grupo de Imagem e Impressão da HP para o mercado corporativo, na época em que começou a implantação de outsourcing na UPS, o mercado ainda não entendia muito bem o benefício que empresas podiam ter com essa medida. Hoje, este setor está aquecido e espera-se um aumento de 25% em 2008.

Ferreira afirma que a HP enxerga o outsourcing de impressão não apenas como uma forma das empresas reduzirem custos, mas também de impulsionarem seus negócios.

Isso se reflete neste projeto, pois até agora, a UPS já teve uma economia de 40% com custos e cerca de15% de aumento da produtividade, uma vez que os funcionários podem delegar as atividades referentes à impressão.